La comunicació es podrà presentar de manera oral i/o escrita. A petició de l'informant també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial en el termini màxim de 7 dies des de la petició.
Els empleats podran realitzar-la o bé directament a l'equip local de Compliment o a través del Canal intern que la Companyia posa a la disposició dels empleats en la intranet.
La resta dels informants no empleats podran comunicar la informació a través del canal intern disponible en la web corporativa.
De conformitat amb les disposicions de la legislació aplicable, es realitzarà, si escau, una autenticació de l'informant de manera segura.
La comunicació es podrà presentar de manera anònima o identificant-se l'informant, en aquest cas, la seva identitat serà confidencial i només es revelarà en els casos taxats conforme s'indica en la Política.
El sistema d'informació de la companyia garanteix la confidencialitat de la identitat de l'informant i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació, així com de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa i garanteix la protecció de dades impedint l'accés dels mateixos a personal no autoritzat.
Quan la comunicació sigui verbal, inclosa la realitzada en una reunió presencial, haurà de documentar-se, o bé a través d'un enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible, sol·licitant-se en aquest cas el consentiment previ de l'informant per a això, o a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa, en la qual l'informant tindrà dret a analitzar i revisar la transcripció realitzada, a rectificar-la i acceptar-la mitjançant la seva signatura. En tots dos casos s'informarà sobre el tractament de les dades.
La Companyia podrà, de conformitat amb la legislació aplicable, externalitzar determinats procediments, i els recursos de la Companyia del Grup podran utilitzar-se durant la recepció i el seguiment inicial de la comunicació.
En el termini de 7 dies naturals des de la recepció de la comunicació, s'enviarà justificant de recepció.
- A) Comunicacions presentades per empleats
A.1 Comunicació interna (utilització dels canals interns )
Si un empleat disposa d'informació que vulgui comunicar, el sistema intern d'informació és el llit preferent per a informar. L'empleat podrà informar el seu superior i al director del departament sobre aquesta preocupació o podrà optar per presentar una comunicació a través del canal intern disponible (podent fer-ho de manera anònima). En el primer cas, el director del departament traslladarà l'assumpte immediatament al Responsable del Sistema d'Informació o al responsable local de Compliment.
- La Funció de Compliment establirà el procés de recerca després de consultar-lo prèviament amb el Responsable del Sistema d'informació i, si escau, amb el director del departament i amb altres persones que es consideri pertinent involucrar en aquest assumpte en funció d'un criteri de necessitat. És possible que sigui necessària la col·laboració de les funcions de Risc i Auditoria Interna.
- En aquells casos en els quals se sospiti que el director del departament està involucrat en la irregularitat, el responsable del Sistema d'informació establirà el procés de recerca juntament amb el CEO.
Els empleats de la Companyia disposen del canal intern de comunicació d'informacions. El servei d'assistència/canal és una via perquè els empleats de Liberty sol·licitin orientació per part de l'Equip de Global Compliance & Ethics de la matriu a Boston sobre el Codi ètic i de conducta empresarial de Liberty per a informar sobre conductes que puguin vulnerar el codi o relatives als assumptes descrits en la present Política. Les comunicacions es poden presentar a través del Servei d'Assistència de Compliment de manera anònima o no anònima.
Si l'empleat creu que és més apropiat plantejar les seves preocupacions a alguna persona del Consell, potser per la gravetat o sensibilitat de l'assumpte en qüestió, podrà assenyalar aquest assumpte al WEM Compliance Leader o en presentar la comunicació, i això es tindrà en compte a l'hora d'establir el procediment de seguiment de la comunicació fins a la seva conclusió.
En cas de conflicte d'interessos (o que sorgeixi un conflicte d'interessos), es prendran les mesures adequades en relació amb el seguiment de la comunicació fins a la conclusió de la recerca, garantint que qualsevol persona esmentada en la comunicació no estigui directament involucrada en la recerca i l'anàlisi de l'informe.
A.2 Comunicació externa (ús de canals externs)
La comunicació de la informació pot fer-se també davant l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant a Espanya, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del corresponent canal intern. o a l'entitat reguladora pertinent, normalment, la DGSFP a Espanya; la ASF a Portugal; el CBI a Irlanda; i la FCA al Regne Unit.
Si l'empleat no queda satisfet, podrà contactar amb uns altres tercers, com les autoritats fiscals, les autoritats de protecció de dades o les forces de seguretat. No obstant això, es recomana encaridament a l'empleat que primer busqui orientació per part d'un organisme professional o de representació. Encara que la Companyia ha creat les presents directrius a fi d'aportar als empleats la seguretat que necessiten per a plantejar aquests assumptes a nivell intern, sempre és preferible per a la Companyia que es comuniquin les qüestions a la part pertinent al fet que no es comuniquin a ningú.
- B) Comunicacions d'informants no emprats
Si l'informant no és un empleat, que presenti la comunicació de manera anònima o no anònima, o si un empleat presenta una comunicació de manera anònima i sense revelar la seva condició d'empleat, els procediments assenyalats anteriorment seran aplicable amb les modificacions aplicables.