Canal Intern d'informació

A través del present lloc web, Regal que és propietat de Liberty Seguros, Companyia d'Assegurances i Reassegurances, S.A. (d'ara endavant "*Liberty") dona accés a un canal intern d'informació, per a poder comunicar qualsevol informació de la qual es disposi sobre potencials incompliments o infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, disponible per a tots aquells que hagin obtingut aquesta informació en un context laboral o professional relacionat amb *Liberty.

Poden fer ús del canal tots aquells que hagin obtingut informació sobre potencials incompliments o infraccions en un context laboral o professional en els termes previstos legalment en la Llei 2/2003 i en la Directiva (UE) 2019/1937. En particular, podran utilitzar-ho tots els empleats (inclosos els becaris, el personal en pràctiques o en formació i temporal, i les persones que hagin participat en un procés de selecció), agents, directius, consellers, inclosos els no executius, participis i accionistes de Liberty Seguros. Així mateix podran fer ús del canal els prestadors de serveis, el personal externalitzat, consultors externs, proveïdors, contractistes i subcontractistes, personal d'agència, persones que hagin participat en un procés de negociació precontractual amb *Liberty i els representants legals dels treballadors.

L'àmbit d'aplicació material per a fer ús d'aquest canal es refereix als assumptes relacionats amb:

  • Infraccions del Dret de la Unió Europea, que afectin els interessos financers de la Unió europea i incideixin en el mercat interior, i en qualsevol cas matèries relatives a:
    • Contractació publica
    • Serveis, productes i mercat financer (en particular productes d'assegurances).
    • Prevenció del blanqueig de capitals
    • Seguretat en els productes
    • Seguretat en el Transport
    • Protecció del Medi Ambient
    • Protecció enfront de radiacions i seguretat nuclear
    • Seguretat dels aliments i els pinsos, sanitat i benestar animal
    • Salut pública
    • Protecció dels consumidors
    • Protecció de la privacitat i de les dades personals.
    • Seguretat de les xarxes i sistemes d'informació.
    • Frau
    • Impost de societats
    • Accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu.
    • Infraccions de Dret laboral en matèria de seguretat i salut en el treball.

Totes aquelles comunicacions notificades a través d'aquest canal seran confidencials; a més, es podrà fer ús del canal de manera anònima, a més, cal assenyalar que *Liberty compta amb una política del sistema intern d'informació que garanteix la protecció enfront de represàlies.

Preguntes i respostes sobre el canal d'informació

Els canals interns els disposen les entitats privades o públiques de conformitat amb la legislació aplicable per a possibilitar la presentació d'informació respecte de les infraccions previstes legalment garantint, en tot cas, els requisits de confidencialitat.

El canal intern haurà de permetre realitzar comunicacions per escrit o verbalment, o de les dues formes. A petició de l'informant també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial en el termini màxim de 7 dies des de la petició.

Els empleats podran realitzar-la o bé directament a l'equip local de Compliment o a través del Canal intern que la Companyia posa a la disposició dels empleats en la intranet.

La resta dels informants podran comunicar la informació a través del canal intern disponible en la web corporativa.

  • Els canals externs els estableixen determinades autoritats nacionals. Tota persona física podrà informar a més davant l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (A.A.I.), o davant les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, de la comissió de qualssevol accions o omissions que suposin una infracció dins de l'àmbit d'aplicació material, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del corresponent canal intern.

Un Informant és aquella persona física que comunica informació, sobre potencials incompliments o infraccions, obtinguda en un context laboral o professional. Un informant pot ser, per exemple, un empleat (tal com el defineix la llei), una persona que tingui la condició de treballador no assalariat (tal com ho defineix la llei), un accionista, una persona pertanyent a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió de Liberty, un voluntari o un treballador en pràctiques que percebi o no una remuneració i qualsevol persona relacionada amb Liberty en un context professional o contractual.

La legislació també és aplicable a la informació obtinguda en el marc d'una relació laboral ja finalitzada i aquells la relació laboral dels quals encara no hagi començat en els casos en els quals la informació sobre infraccions hagi estat obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual.

El canal intern de Liberty Seguros està a la disposició de totes les persones físiques esmentades anteriorment, en el cas dels empleats, podran realitzar-la o bé directament a l'equip local de Compliment o a través del Canal intern que la Companyia posa a la disposició dels empleats en la intranet.

La resta dels informants no empleats podran comunicar la informació a través del canal intern disponible en la web corporativa.

Sempre que la persona informant tingui motius raonables per a pensar que la informació sobre infraccions facilitada és veraç en el moment de la comunicació, tindrà dret a:

  • Màxima atenció a la seguretat i garantia de la confidencialitat de la identitat de l'informant (així com qualsevol altra informació que identifiqui directament o indirectament a l'informant), de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la informació i la informació sobre la persona afectada.

Les obligacions de confidencialitat s'estenen a qualsevol persona que rebi, per qualsevol mitjà, informació relativa a comunicació, fins i tot encara que aquesta persona no sigui responsable de la recepció o el seguiment d'aquesta.

El canal es gestionarà de manera segura, garantint que l'anonimat o la confidencialitat de la identitat de l'informant i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació estan protegits per a evitar que el personal que no estigui autoritzat accedeixi a aquesta informació.

No obstant això, poden existir determinades circumstàncies en les quals la Companyia tingui l'obligació jurídica de revelar la identitat de l'informant ¿com pot ser en el context d'una recerca per part de les autoritats o en processos judicials¿ per a salvaguardar, en particular, el dret de defensa de la persona afectada. En qualsevol cas, es prendran totes les mesures raonables per a garantir que l'informant no sofreix cap perjudici.

  • ser protegida contra tota forma de represàlia, entenent com a tal tota acció o omissió que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï a les persones que les sofreixen en desavantatge particular respecte a una altra en el context laboral o professional, només per la seva condició d'informants o per haver realitzat una revelació pública.
  • tenir accés a les mesures de suport pertinents

Així mateix, les mesures de protecció dels informants també seran aplicable, si escau, en el cas de facilitadors, tercers relacionats amb els informants (com a companys de treball o familiars) i entitats jurídiques per a les quals treballi o amb les quals mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en les quals ostenti una participació significativa.

La persona afectada per la comunicació serà informada de les accions i/o omissions que se li atribueixen i té dret a ser sentida en qualsevol moment.

Tindrà dret a la presumpció d'innocència, a l'honor i a la defensa, inclòs el dret a accedir al seu expedient, en aquells casos en els quals no pugui impedir la recerca. Així mateix, les persones afectades tindran la mateixa protecció establerta per als informants, preservant-se la seva identitat i garantint-se la confidencialitat dels fets i les dades del procediment.

La persona afectada no serà en cap cas informada de la identitat de l'informant.

Es respectaran els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, portabilitat i oposició de les dades.

No obstant això, l'exercici d'aquests drets pot veure's restringit amb la finalitat de garantir la protecció dels drets d'altres persones implicades en la comunicació o d'evitar una obstrucció de la recerca, la qual cosa es valorarà en funció de cada cas.

En el cas que la persona a la qual es refereixi la comunicació exercís el dret d'oposició, es presumirà que, excepte prova en contra, existeixen motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.

La comunicació es podrà presentar de manera oral i/o escrita. A petició de l'informant també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial en el termini màxim de 7 dies des de la petició.

Els empleats podran realitzar-la o bé directament a l'equip local de Compliment o a través del Canal intern que la Companyia posa a la disposició dels empleats en la intranet.

La resta dels informants no empleats podran comunicar la informació a través del canal intern disponible en la web corporativa.

De conformitat amb les disposicions de la legislació aplicable, es realitzarà, si escau, una autenticació de l'informant de manera segura.

La comunicació es podrà presentar de manera anònima o identificant-se l'informant, en aquest cas, la seva identitat serà confidencial i només es revelarà en els casos taxats conforme s'indica en la Política.

El sistema d'informació de la companyia garanteix la confidencialitat de la identitat de l'informant i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació, així com de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa i garanteix la protecció de dades impedint l'accés dels mateixos a personal no autoritzat.

Quan la comunicació sigui verbal, inclosa la realitzada en una reunió presencial, haurà de documentar-se, o bé a través d'un enregistrament de la conversa en un format segur, durador i accessible, sol·licitant-se en aquest cas el consentiment previ de l'informant per a això, o a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa, en la qual l'informant tindrà dret a analitzar i revisar la transcripció realitzada, a rectificar-la i acceptar-la mitjançant la seva signatura. En tots dos casos s'informarà sobre el tractament de les dades.

La Companyia podrà, de conformitat amb la legislació aplicable, externalitzar determinats procediments, i els recursos de la Companyia del Grup podran utilitzar-se durant la recepció i el seguiment inicial de la comunicació.

En el termini de 7 dies naturals des de la recepció de la comunicació, s'enviarà justificant de recepció.

1. A) Comunicacions presentades per empleats

A.1 Comunicació interna (utilització dels canals interns )

Si un empleat disposa d'informació que vulgui comunicar, el sistema intern d'informació és el llit preferent per a informar. L'empleat podrà informar el seu superior i al director del departament sobre aquesta preocupació o podrà optar per presentar una comunicació a través del canal intern disponible (podent fer-ho de manera anònima). En el primer cas, el director del departament traslladarà l'assumpte immediatament al Responsable del Sistema d'Informació o al responsable local de Compliment.

  • La Funció de Compliment establirà el procés de recerca després de consultar-lo prèviament amb el Responsable del Sistema d'informació i, si escau, amb el director del departament i amb altres persones que es consideri pertinent involucrar en aquest assumpte en funció d'un criteri de necessitat. És possible que sigui necessària la col·laboració de les funcions de Risc i Auditoria Interna.
  • En aquells casos en els quals se sospiti que el director del departament està involucrat en la irregularitat, el responsable del Sistema d'informació establirà el procés de recerca juntament amb el CEO.

Els empleats de la Companyia disposen del canal intern de comunicació d'informacions. El servei d'assistència/canal és una via perquè els empleats de Liberty sol·licitin orientació per part de l'Equip de Global Compliance & Ethics de la matriu a Boston sobre el Codi ètic i de conducta empresarial de Liberty per a informar sobre conductes que puguin vulnerar el codi o relatives als assumptes descrits en la present Política. Les comunicacions es poden presentar a través del Servei d'Assistència de Compliment de manera anònima o no anònima.

Si l'empleat creu que és més apropiat plantejar les seves preocupacions a alguna persona del Consell, potser per la gravetat o sensibilitat de l'assumpte en qüestió, podrà assenyalar aquest assumpte al WEM Compliance Leader o en presentar la comunicació, i això es tindrà en compte a l'hora d'establir el procediment de seguiment de la comunicació fins a la seva conclusió.

En cas de conflicte d'interessos (o que sorgeixi un conflicte d'interessos), es prendran les mesures adequades en relació amb el seguiment de la comunicació fins a la conclusió de la recerca, garantint que qualsevol persona esmentada en la comunicació no estigui directament involucrada en la recerca i l'anàlisi de l'informe.

A.2 Comunicació externa (ús de canals externs)

La comunicació de la informació pot fer-se també davant l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant a Espanya, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del corresponent canal intern. o a l'entitat reguladora pertinent, normalment, la DGSFP a Espanya; la ASF a Portugal; el CBI a Irlanda; i la FCA al Regne Unit.

Si l'empleat no queda satisfet, podrà contactar amb uns altres tercers, com les autoritats fiscals, les autoritats de protecció de dades o les forces de seguretat. No obstant això, es recomana encaridament a l'empleat que primer busqui orientació per part d'un organisme professional o de representació. Encara que la Companyia ha creat les presents directrius a fi d'aportar als empleats la seguretat que necessiten per a plantejar aquests assumptes a nivell intern, sempre és preferible per a la Companyia que es comuniquin les qüestions a la part pertinent al fet que no es comuniquin a ningú.

1. B) Comunicacions d'informants no emprats

Si l'informant no és un empleat, que presenti la comunicació de manera anònima o no anònima, o si un empleat presenta una comunicació de manera anònima i sense revelar la seva condició d'empleat, els procediments assenyalats anteriorment seran aplicable amb les modificacions aplicables.

Una vegada es rep una comunicació o informació es realitzarà una avaluació preliminar de les accions que s'han d'adoptar i de les persones que han de participar en l'anàlisi de la informació. Aquest procés pot involucrar una indagació interna o una recerca més formal que d'altres investigadors externs.

Es podrà contractar investigadors externs per diferents motius, entre ells: (1) la necessitat de coneixements especialitzats; (2) el fet que pugui percebre's que la recerca no té credibilitat o no és prou independent si es realitza a nivell intern; i (3) l'existència de preocupacions jurídiques de major importància o altres factors de risc podria justificar que siguin advocats externs els qui realitzin o gestionin la recerca.

Als qui realitzin la comunicació a través dels canals interns, se'ls informarà, de manera clara, sobre els canals externs d'informació davant les autoritats competents.

En qualsevol cas, quan l'informant proporcioni una forma de contacte, s'haurà d'aportar una confirmació de la recepció de la comunicació en un termini de set dies naturals des de la recepció de la comunicació assenyalant que s'ha rebut la comunicació i que s'investigarà.

Als qui realitzin la comunicació a través dels canals interns, se'ls informarà, de manera clara, sobre els canals externs d'informació davant les autoritats competents.

Després de la recepció, la Companyia durà a terme la recerca, realitzant totes les actuacions pertinents a nivell intern per a comprovar les al·legacions contingudes en la comunicació i, si escau, fins a la resolució de la infracció o incompliment.

L'informant serà informat de les mesures previstes o adoptades després de la comunicació.

El termini màxim per a donar resposta a les actuacions de recerca no podrà ser superior a tres mesos a comptar des de la recepció de la comunicació, excepte casos d'especial complexitat que requereixin una ampliació del termini i en aquest cas el termini podrà estendre's fins a un màxim de 6 mesos des de la comunicació.

Les dades relatives a les comunicacions es conservaran de conformitat amb la legislació aplicable i conforme als procediments establerts per la Companyia.

De conformitat amb la legislació de protecció de dades (en concret, les disposicions de l'article 24.4 de la Llei orgànica 3/2018 de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals), les dades de la persona que realitza la comunicació i dels empleats o tercers relacionats amb la mateixa han de conservar-se en el sistema de comunicació únicament durant el temps necessari per a decidir si és apropiat iniciar una recerca sobre els fets informats o durant els terminis establerts per llei en funció de cada ordenament jurídic. Les dades que siguin objecte de tractament podran conservar-se en el sistema d'informacions únicament durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d'iniciar una recerca sobre els fets informats. Si s'acredités que la informació facilitada o part d'ella no és veraç, haurà de procedir-se a la seva immediata supressió des del moment que es tingui constància d'aquesta circumstància, tret que la falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, i en aquest cas es guardarà la informació durant el temps necessari per a la seva tramitació judicial.

Transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'haguessin iniciat actuacions de recerca, haurà de procedir-se a la seva supressió tret que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del sistema. Les comunicacions a les quals no s'hagi donat curs només podran constar de forma anonimitzada.

En qualsevol cas, les dades hauran d'eliminar-se del sistema en un termini de tres mesos des de la seva introducció, tret que el propòsit de la seva conservació sigui el de deixar constància del funcionament del model de prevenció o tret que sigui necessari per un altre motiu en el marc de processos administratius o judicials.

No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per a tractar una informació específica i, en cas de recopilar-se per accident, s'eliminaran sense dilació indeguda.

Una vegada transcorregut el termini de tres mesos assenyalat anteriorment, l'organisme responsable de la recerca dels fets comunicats o del seguiment de les mesures relacionades amb la comunicació, la qual no es manté com a tal en el sistema intern d'informació sobre queixes, podrà continuar amb el tractament de les dades, els quals també es podran utilitzar per a altres propòsits de tractament lícits (en concret, en el marc de processos administratius o judicials).

Les dades personals que no resultin rellevants en relació amb el tractament de la comunicació se suprimiran, si és possible, tenint en compte el mitjà a través del qual es va aportar la información.

CONEIX TOTES LES NOSTRES ASSEGURANCES​